残業を圧倒的に減らす3つの方法と、効率の良い働き方




どうも、複業家のSHU(@kitajimashuichi)です。

 

私のように「本業×副業×個人事業」という形で働いていると、1つの職場で残業なんてしていられません。

そもそも、私が本業として勤めている介護施設では残業代なんて一銭も出ませんし、残業をするメリットなんてありません。

しかし、介護業界では残業をすることが当たり前で、残業代が出ないってことも当たり前の業界なんですよね。

 

介護業界というものは普段の業務に加え、同時に入所者の相手をしなければなりません。45人の利用者がいれば、普段の業務に加え45人の相手をしなければなりません。

自分の働く効率が悪いと、その分残業時間も増えます。ものすごく効率が求められる業界なんです。

 

そういった業界でも、私は定時ぴったりに仕事を終えて、10分以内には職場を出るよう心がけています。

これから紹介する残業を減らす方法は、もちろんサラリーマンでも、その他のすべての業界においても実践することが可能ですので、ぜひ参考にしてみてください。

 

はじめに、残業とは?

嫌々会社に通い、楽しいと思えない仕事ややりたくもない仕事をして、日々を過ごす。

どんなに頑張って仕事をしても給料はほとんど上がらない。

早く仕事をこなせばこなすほど、給料は変わらないのに仕事量だけが増え、「ダラダラと仕事をした方が残業代も出て得をするのではないか?」ということが、頭でチラつく。

 

このようなこと、サラリーマンの方なら一度は考えたことがあるのではないでしょうか?

 

残業とは、昭和時代に流行っていたサラリーマンが稼ぐ1つの方法だったんです。

そんなこともあってか、残業代を払わないけど、仕事はしっかりこなしてもらうみたいな企業、ブラック企業が増えた背景としてあるのではないかと私自身は思っています。

そんな昭和時代のサラリーマンが稼ぐ方法が、今でもなお日本で流行っています。

 

しかし長期的に残業を続けると、成果は落ちていきます。

残業を短期的(2~3週間)に増やすだけだと、一時的に仕事の効率は上がります。しかし、その後しっかり休まないと通常の効率を発揮できる状態には戻りません。

残業を3週間以上続けると、仕事の効率はどんどん下がっていきます。会社としても、負の連鎖に陥っていくわけです。

このグラフを見ていただけるとわかると思うのですが、40時間くらいが一番効率が良くて、それ以上になると効率は下がっていきます。

 

残業を圧倒的に減らす3つの方法

 

1.仕事で1番大切なことにフォーカスする

あなたの勤めている会社で、1番大切な仕事って何だか分かりますか?

 

会社の目的、1番大切な仕事を理解して考えられるようになってくると、自分のキャリアアップにもつながります。

 

仕事では、もちろん自分の目的も大切で、自分の大切なことをすることも重要です。

そのため会社の目的と、自分の目的があっていることが仕事としてはベストです。

 

その仕事をすることによって、残業は徐々に減っていきます。

なぜかというと、会社が求めている仕事と自分が求めている仕事を同時にしているからです。

 

めちゃくちゃ単純で当たり前なことなんですが、これをできていない人は意外と多いです。

 

2.パレートの法則(80:20の法則)を使う

パレートの法則は、イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートが発見した冪乗則。経済において、全体の数値の大部分は、全体を構成するうちの一部の要素が生み出しているという理論。80:20の法則、ばらつきの法則とも呼ばれる。

引用 パレートの法則 – Wikipedia

つまりどういうことかと言うと、

  • ビジネスにおいて、売上の80%は全顧客の20%が生み出している。よって売上を伸ばすには顧客全員を対象としたサービスを行うよりも、20%の顧客に的を絞ったサービスを行う方が効率的である。
  • 商品の売上の80%は、全商品銘柄のうちの20%で生み出している。
  • 売上の80%は、全従業員のうちの20%で生み出している。
  • 仕事の成果の80%は、費やした時間全体のうちの20%の時間で生み出している。

このように様々な事象の80%は、20%の要素が生み出しているということです。

 

そのため、20%の要素にフォーカスすることによって、より効率良く働くことができます。

全部の要素に力を入れて効率を上げようとすると、すごく時間がかかってしまい逆に効率が落ちてしまいます。

20%の作業に力を入れて、他の作業は力を抜くということも1つの方法です。また20%以外の作業はやらないということもありだと思います。

 

すぐに結果が出るものにフォーカスして作業をやっていくと、残業の時間も確実に減っていきます。

 

3.仕事で1番大切なことを午前中に終わらせる

人間には、起きている時間と、寝ている時間があるように波があります。

また、起きている時間の中にも波があり、自分にとって効率が良い時間と、効率の悪い時間があります。

 

効率が良い時間、効率の悪い時間というものは、人によってばらつきはありますが、ほとんどの人の効率が良くなってくる時間は9時~11時16時~18時です。

夜中に効率が上がる、夜タイプの人間もいますが、ほとんどの人たちは朝に効率が上がる、朝タイプの人たちだと思います。

 

1、2で説明した仕事において1番大切なことを、1番効率の良い時間にすることによって、あなたの仕事スピードはより速くなり残業は圧倒的に減らすことができます。

 

ポモドーロ・テクニック

みなさんは、「ポモドーロ・テクニック」って知ってますか?

介護の業界では、まず取り入れることができないテクニックですが(笑)

 

「ポモドーロ・テクニック」とは、短時間の集中作業を繰り返すことで、仕事を成し遂げるテクニックです。

このテクニックを使うことによって、めちゃくちゃ効率よく仕事を進めることができます。

 

「ポモドーロ・テクニック」の基本的な方法
  1. 達成しようとするタスクを選ぶ
  2. キッチンタイマーで25分を設定する
  3. タイマーが鳴るまでタスクに集中する
  4. 少し休憩する(5分程度)
  5. ステップ2~4を4回繰り返したら、少し長めに休憩する

 

ちなみに、このポモドーロは分割できない最小単位となっています。

ポモドーロの途中で急用が入り、タスクが中断されたらそのポモドーロはそこで終わりです。用件が済んでから新しいポモドーロを開始しましょう。もしくは、ポモドーロが終わるまで用件を先延ばしにしましょう。

この方法を発明したフランチェスコ・シリロ氏は、用件を先延ばすための「伝達、交渉、折り返し」戦略を提案しています。

 

  1. 用件を持ってきた相手に、自分は今手が離せないのだと伝える。
  2. 用件に取り組む時間を交渉し、約束する。
  3. すぐにスケジュールに書き込む。
  4. ポモドーロが終わり、準備ができたら、折り返しの電話をかける。

 

ちなみに、私は通常の「ポモドーロ・テクニック」を応用した、「ポモドーロ・テクニック 50分Ver.」をおすすめします。

まず、達成しようとするタスクを決めます。「ポモドーロ・テクニック」のポイントは決めたタスク以外のことはしないということです。

 

「ポモドーロ・テクニック 50分Ver.」の基本的な方法
  1. キッチンタイマーで50分を設定する
  2. タイマーが鳴るまでタスクに集中する
  3. 少し休憩する(10分程度)

これを2セット行う。そのあと引き続き

  1. キッチンタイマーで30分を設定する
  2. タイマーが鳴るまでタスクに集中する
  3. 休憩する(30分程度)

これを1セット行う。

 

トータルで3時間のセッションとなりますが、この方法を取り入れることによって、めちゃくちゃ効率よく仕事を進めることができます。

 

人間の脳は、1つのことに集中するよう特化されています。

そのため、いろんな作業を同時に進めようとするよりも、1つのことに集中して取り組むことで効率よく進めることが可能になるということです。

 

まとめ

今回紹介した「残業を圧倒的に減らす3つの方法と、効率の良い働き方」を、急に全部を始めることは難しいと思います。

まずは、できることから始めてみましょう!

少しずつでもこの方法を取り入れることによって、必ず効果は出てくると思います。

みなさんも挑戦してみてください!